Student Services

New Braunfels ISD Notification of Rights Under The Family Education Rights and Privacy Act (FERPA)

 

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The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) affords parents and students who are 18 years of age or older ("eligible students") certain rights with respect to the student's education records.  These rights are:

  1. The right to inspect and review the student's education records within 45 days after the day the New Braunfels Independent School District receives (NBISD) a request for access.

    Parents or eligible students should submit to the school principal [or appropriate school offi­cial] a written request that identifies the records they wish to inspect.  The school official will make arrangements for access and notify the parent or eligible student of the time and place where the records may be inspected.

  2. The right to request the amendment of the student’s education records that the parent or eligible student believes are inaccurate, misleading, or otherwise in violation of the student’s privacy rights under FERPA.

    Parents or eligible students who wish to ask NBISD to amend a record should write the school principal [or appropriate school official], clearly identify the part of the record they want changed, and specify why it should be changed.  If the school decides not to amend the record as requested by the parent or eligible student, the school will notify the parent or eligible student of the decision and of their right to a hearing regarding the request for amendment. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the parent or eligible student when notified of the right to a hearing.

  3. The right to provide written consent before the school discloses personally identifiable information (PII) from the student's education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without con­sent.

    One exception, which permits disclosure without consent, is disclosure to school officials with legitimate educational interests. A school official is a person employed by the school as an ad­ministrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel) or a person serving on the school board. A school official also may include a volunteer or contractor outside of the school who performs an institutional service of function for which the school would otherwise use its own employees and who is under the direct control of the school with respect to the use and maintenance of PII from education records, such as an attorney, audi­tor, medical consultant, or therapist; a parent or student volunteering to serve on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee; or a parent, student, or other volunteer assisting another school official in performing his or her tasks. A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an educa­tion record in order to fulfill his or her professional responsibility.

    Upon request, the school discloses education records without consent to officials of another school district in which a student seeks or intends to enroll, or is already enrolled if the disclosure is for purposes of the student’s enrollment or transfer.  [NOTE:  FERPA requires a school district to make a reasonable attempt to notify the parent or student of the records re­quest unless it states in its annual notification that it intends to forward records on request.]

  4. The right to file a complaint with the U.S. Department of Education concerning alleged failures by the [School] to comply with the requirements of FERPA.  The name and address of the Office that administers FERPA are:

Family Policy Compliance Office

U.S. Department of Education

400 Maryland Avenue, SW

Washington, DC  20202

NBISD has adopted FL (LOCAL) Policy related to Student Records that provides parents the following:

  1. The procedure for exercising the right to inspect and review education records.

The District shall make a student’s records available to the student’s parents, as permitted by law. The records custodian or designee shall use reasonable procedures to verify the requestor’s identity before disclosing student records containing personally identifiable information.

Records may be reviewed in person during regular school hours without charge upon written request to the records custodian. For in-person viewing, the records custodian or designee shall be available to explain the record and to answer questions. The confidential nature of the student’s records shall be maintained at all times, and records to be viewed shall be restricted to use only in the Superintendent’s, principal’s, or counselor’s office, or other restricted area designated by the records custodian. The original copy of the record or any document contained in the cumulative record shall not be removed from the school.

Copies of records are available at a per copy cost, payable in advance. Copies of records must be requested in writing. Parents may be denied copies of records if they fail to follow proper procedures or pay the copying charge. If the student qualifies for free or reduced-price lunches and the parents are unable to view the records during regular school hours, upon written request of a parent, one copy of the record shall be provided at no charge.

A parent may continue to have access to his or her child’s records under specific circumstances after the student has attained 18 years of age or is attending an institution of postsecondary education. [See FL(LEGAL)]

  1. The procedure for requesting amendment of records under 34 C.F.R. 99.20.

Within 15 District business days of the record custodian’s receipt of a request to amend records, the District shall notify the parents in writing of its decision on the request and, if the request is denied, of their right to a hearing. If a hearing is requested, it shall be held within ten District business days after the request is received.

Parents shall be notified in advance of the date, time, and place of the hearing. An administrator who is not responsible for the contested records and who does not have a direct interest in the outcome of the hearing shall conduct the hearing. The parents shall be given a full and fair opportunity to present evidence and, at their own expense, may be assisted or represented at the hearing.

The parents shall be notified of the decision in writing within ten District business days of the hearing.  The decision shall be based solely on the evidence presented at the hearing and shall include a summary of the evidence and reasons for the decision. If the decision is to deny the request, the parents shall be informed that they have 30 District business days within which to exercise their right to place in the record a statement commenting on the contested information and/or stating any reason for disagreeing with the District’s decision.

  1. Policy of disclosing education records under 34 C.F.R. 99.31(a)(1) that gives specification of criteria for determining whom constitutes a school official and what constitutes a legitimate education interest.

See the list below of the disclosures that elementary and secondary schools may make without consent.

FERPA permits the disclosure of PII from students’ education records, without consent of the parent or eligible student, if the disclosure meets certain conditions found in §99.31 of the FERPA regulations.  Except for disclosures to school officials, disclosures related to some judicial orders or lawfully issued subpoenas, disclosures of directory information, and disclosures to the parent or eligible student, §99.32 of the FERPA regulations requires the school to record the disclosure.  Parents and eligible students have a right to inspect and review the record of disclosures.  A school may disclose PII from the education records of a student without obtaining prior written consent of the parents or the eligible student –

  • To other school officials, including teachers, within the educational agency or institution whom the school has determined to have legitimate educational interests.  This includes contractors, consultants, volunteers, or other parties to whom the school has outsourced institutional services or functions, provided that the conditions listed in §99.31(a)(1)(i)(B)(1) - (a)(1)(i)(B)(2) are met. (§99.31(a)(1))

  • To officials of another school, school system, or institution of postsecondary education where the student seeks or intends to enroll, or where the student is already enrolled if the disclosure is for purposes related to the student’s enrollment or transfer, subject to the requirements of §99.34.  (§99.31(a)(2)) 

  • To authorized representatives of the U. S. Comptroller General, the U. S. Attorney General, the U.S. Secretary of Education, or State and local educational authorities, such as the State educational agency in the parent or eligible student’s State (SEA).  Disclosures under this provision may be made, subject to the requirements of §99.35, in connection with an audit or evaluation of Federal- or State-supported education programs, or for the enforcement of or compliance with Federal legal requirements that relate to those programs.  These entities may make further disclosures of PII to outside entities that are designated by them as their authorized representatives to conduct any audit, evaluation, or enforcement or compliance activity on their behalf.  (§§99.31(a)(3) and 99.35)

  • In connection with financial aid for which the student has applied or which the student has received, if the information is necessary to determine eligibility for the aid, determine the amount of the aid, determine the conditions of the aid, or enforce the terms and conditions of the aid.  (§99.31(a)(4))

  • To State and local officials or authorities to whom information is specifically allowed to be reported or disclosed by a State statute that concerns the juvenile justice system and the system’s ability to effectively serve, prior to adjudication, the student whose records were released, subject to §99.38. (§99.31(a)(5))

  • To organizations conducting studies for, or on behalf of, the school, in order to:  (a) develop, validate, or administer predictive tests; (b)  administer student aid programs; or (c)  improve instruction.  (§99.31(a)(6))

  • To accrediting organizations to carry out their accrediting functions.  (§99.31(a)(7))

  • To parents of an eligible student if the student is a dependent for IRS tax purposes.  (§99.31(a)(8))

  • To comply with a judicial order or lawfully issued subpoena.  (§99.31(a)(9))

  • To appropriate officials in connection with a health or safety emergency, subject to §99.36.  (§99.31(a)(10)

  • Information the school has designated as “directory information” under §99.37.  (§99.31(a)(11))

Notificación de NBISD de Derechos Bajo la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA)

 

La Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA) garantiza ciertos derechos a padres y estudiantes mayores de 18 años de edad considerados “estudiantes elegibles” en referencia a expedientes académicos de los estudiantes.  Estos derechos son:

 

  1. El derecho de inspeccionar y revisar el expediente académico del estudiante dentro de un período de 45 días desde el día en que el Distrito Escolar Independiente de New Braunfels (NBISD) reciba una solicitud para obtener acceso.

 

Los padres o estudiantes elegibles deberán solicitar por escrito al director de la escuela [o a un administrador correspondiente] el expediente que desean revisar.  El administrador escolar hará los arreglos necesarios para otorgar acceso y notificará a los padres o al estudiante elegible el día y hora en que los expedientes podrán ser revisados.

 

  1. El derecho a requerir una enmienda al expediente académico del estudiante que el padre o estudiante elegible cree está incorrecto, o viola los derechos de privacidad bajo FERPA.

 

Si los padres o estudiantes elegibles desean que NBISD haga un cambio a algún expediente, deberán solicitar claramente por escrito al director de la escuela [o a un administrador correspondiente] el registro o porción del mismo que desean cambiar, y deberán especificar la razón por la que debe cambiarse.  Si la escuela decide no cambiar el expediente, ésta notificará su decisión al padre o estudiante elegible así como su derecho a una audiencia para solicitar el cambio al expediente.  Información adicional sobre la solicitud de esta audiencia será proporcionada al padre o estudiante elegible cuando se les notifique de dicho derecho. 

 

  1. El derecho a proporcionar consentimiento escrito, autorizando a la escuela a divulgar información que identifique la identidad del estudiante o de sus expedientes, excepto cuando FERPA autorice divulgación sin consentimiento.

 

Existe una excepción, la cual permite divulgación sin consentimiento a personal de la escuela con interés educativo legítimo.  Personal de la escuela es definido como una persona que trabaja para la escuela como administrador, supervisor, instructor, miembro de apoyo del plantel (incluyendo personal del cuerpo médico o personal del cuerpo de protección escolar), o un miembro del consejo directivo.    Un administrador escolar también puede incluir un voluntario o contratista externo(a) a la escuela que proporciona un servicio o función institucional para la que la escuela normalmente utilizaría cualquiera de sus empleados y que está bajo control directo de la escuela con respecto al uso y mantenimiento de información de identidad de registros educativos, como abogados, auditores, consultores médicos, o terapeutas; padres o estudiantes voluntarios sirviendo en un comité educativo de carácter de disciplina; o padres, estudiantes, u otros voluntarios ayudando a un administrador escolar.  Un administrador escolar posee un interés educativo legítimo si dicho oficial necesita revisar el expediente académico para cumplir con sus responsabilidades profesionales.

 

La escuela proporcionará sin consentimiento porciones del expediente académico del estudiante a oficiales de otro distrito escolar en el cual el estudiante desea inscribirse o ya ha sido inscrito únicamente si la divulgación es con el propósito de transferencia o inscripción.  [NOTA: FERPA requiere que el distrito escolar haga un esfuerzo razonable para notificar a los padres del estudiante de que estos expedientes han sido requeridos a menos que esto sea incluido en la notificación anual con referencia a enviar registros según sean requeridos]. 

  1. El derecho de enviar una queja al Departamento de Educación de EE.UU.  con referencia a irregularidades [de la Escuela] e incumplimiento de los requerimientos de FERPA.  El nombre y dirección de la Oficina que administra FERPA es:

    Family Policy Compliance Office
    U.S. Department of Education
    400 Maryland Avenue, SW
    Washington, DC  20202.
                                                                                                               

NBISD ha adoptado Reglas FL (LOCAL) en relación a Expedientes Académicos que proporciona a los padres los siguientes:

  1. El procedimiento para ejecutar el derecho de inspeccionar y revisar expedientes académicos.

El Distrito deberá tener disponibles los expedientes académicos para revisión por sus padres, tal como lo permite la ley.  El encargado de los expedientes académicos deberá utilizar procedimientos razonables para verificar la identidad de la persona requiriendo los expedientes antes de divulgar información de identidad personal del estudiante.

Los expedientes podrán ser revisados sin costo y en persona durante horario regular de clases luego de recibir una solicitud por escrito al encargado de los expedientes.  Para revisar en persona, el encargado de los expedientes deberá estar disponible para explicar el expediente y responder preguntas.  La confidencialidad del expediente de los estudiantes deberá ser protegida en todo momento, y los expedientes a ser revisados deberán ser llevados únicamente a la oficina del director, superintendente, consejero, o cualquier otra área restringida designada por el encargado de los expedientes.  Los registros originales de cualquier documento incluido en el expediente acumulado no podrá ser extraído de la escuela.

Copias del expediente estarán disponibles a un costo que deberá ser pagado por adelantado.  Copias de expedientes deberán ser solicitadas por escrito.  Se les negarán copias de expedientes a padres que no sigan el procedimiento adecuado, o que no paguen por las copias por adelantado.  Si el estudiante califica para comida sin costo/reducido y los padres no pueden venir a ver los documentos durante el horario regular de clases, se requerirá solicitud por escrito de los padres para poder recibir una copia del expediente sin costo.

Los padres seguirán teniendo acceso a los expedientes de sus hijos bajo circunstancias específicas después que el estudiante cumpla 18 años de edad o asiste a una institución de educación post-secundaria.  [Ver FL(LEGAL)].

  1. El procedimiento para requerir cambios a los expedientes bajo 34 C.F.R. 99.20.

El Distrito deberá informar por escrito dentro de un período de 15 días hábiles del Distrito a la persona requiriendo un cambio al expediente académico de su decisión, y si se negó el cambio, deberá informarles de su derecho a una audiencia.  Si se requiere una audiencia, ésta deberá tomar lugar dentro de un período de diez días hábiles del Distrito después de recibir la solicitud para dicha audiencia.

Se les notificará por adelantado a los padres de la fecha, hora y lugar de la audiencia.  Un administrador ajeno a los expedientes y que no tenga interés directo en la decisión de la audiencia conducirá la misma.  Se les dará oportunidad a los padres de presentar evidencia y pueden ser representados a su costo durante la audiencia.

Los padres serán informados por escrito de la decisión de la audiencia dentro de un período de diez días hábiles del Distrito.  La decisión será basada únicamente en la evidencia presentada en la audiencia y deberá incluir un resumen de la evidencia y razones para dicha decisión.  Si la decisión niega la solicitud de cambio, se les informará a los padres que tienen un período de 30 días hábiles del Distrito para incluir en el expediente un comentario sobre la información que desean cambiar y/o incluir la razón por la cual están en desacuerdo con la decisión del Distrito.

  1. Regla para divulgar expedientes académicos bajo 34 C.F.R. 99.31(a)(1) que especifica el criterio para determinar a quién se determina como un oficial de la escuela y qué constituye un interés educativo legítimo.

Ver la lista a continuación sobre las cláusulas que las escuelas primarias y secundarias pudieran seguir sin tener consentimiento.
FERPA permite divulgación de información personal de los expedientes académicos de estudiantes sin consentimiento de los padres o de estudiantes elegibles si la divulgación cumple con ciertas condiciones  incluidas en las reglas de FERPA bajo §99.31.  Con excepción a divulgación a oficiales escolares, divulgación en relación a ordenes judiciales o legales, divulgación de información del directorio, y divulgación a los padres o estudiantes elegibles, §99.31 de las reglas de FERPA requieren a la escuela que registre la divulgación.  Los padres y estudiantes elegibles tienen el derecho de inspeccionar y revisar el registro de dichas divulgaciones.  La escuela podría divulgar información personal de los expedientes de un estudiante sin tener previo consentimiento de los padres o estudiante elegible –

  • A otros oficiales escolares, incluyendo maestros dentro de la agencia o institución educativa en el cual la escuela determina que tienen intereses educativos legítimos.  Esto incluye contratistas, consultores, voluntarios u otras personas a quien la escuela ha contratado para proporcionar servicios o funciones escolares, las cuales deberán cumplir con las condiciones estipuladas en §99.31(a)(1)(i)(B)(1) - (a)(1)(i)(B)(2). (§99.31(a)(1))

  • A oficiales de otra escuela, sistema escolar, o institución educativa post secundaria para la cual el estudiante desea inscribirse o transferirse, o para la cual el estudiante ya ha sido inscrito y la divulgación es para propósitos relacionados con inscripción o transferencia del estudiante y está sujeta a los requerimientos de §99.34.  (§99.31(a)(2)) 

  • A representantes autorizados el la Contraloría General de los EE.UU., al Fiscal General de los EE.UU., al Secretario de Educación de los EE.UU., o a autoridades educacionales locales o estatales como la agencia educacional del estado en el Estado del padre o estudiante elegible.  Divulgación bajo esta provisión se ejecutará bajo los requerimientos de §99.35, en conexión con una auditoría o evaluación de programas apoyados por el Estado o Entidad Federal, o para el cumplimiento de requerimientos legales Federales que están relacionados con estos programas.  Estas entidades podrían hacer futuras divulgaciones de la información personal del estudiante fuera de las entidades designadas por ellos como sus representantes autorizados para conducir una auditoría, evaluación, o administración de una actividad en su nombre.  (§§99.31(a)(3) and 99.35)

  • En conexión con ayuda financiera para la cual el estudiante solicitó o ha recibido, y si la información es necesaria para determinar elegibilidad para recibir apoyo, determinar la cantidad del apoyo, determinar las condiciones del apoyo, o poner en efecto los términos y condiciones del apoyo financiero.  (§99.31(a)(4))

  • A oficiales estatales y locales, o a aquellas autoridades a quien se les otorga un estatuto Estatal con referencia al sistema de justicia juvenil y quien tenga poder de servir al estudiante de quien expedientes fueron divulgados, sujeto a §99.38. (§99.31(a)(5))

  • A organizaciones haciendo estudios para o en representación de la escuela para: (a) desarrollar, validar o administrar evaluaciones predictivas; (b) administrar programas de ayuda para estudiantes; o (c) mejorar instrucción.  (§99.31(a)(6))

  • A organizaciones de acreditación, para poder llevar a cabo sus funciones correspondientes.  (§99.31(a)(7))

  • A padres de estudiantes elegibles, si el estudiante es un dependiente, para propósitos de impuestos del IRS.  (§99.31(a)(8))

  • Para cumplir con una orden judicial o una orden legal.  (§99.31(a)(9))

  • A oficiales adecuados en conexión con una emergencia de salud o de seguridad, sujeta a §99.36.  (§99.31(a)(10)

  • Para propósitos de información que la escuela haya designado como “información de directorio” bajo §99.37.  (§99.31(a)(11)) 

Rev. 3-31-2015

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